NEWS:
01.01.2024 - L'outil Egencia disponible au 1er janvier 24 (voir Bulletin)
23.01.2024 - Nouvelles recommandations pour des choix de voyage respectueux de l'environnement (Bulletin)
01.03.2024 - Les réservations d'hôtel hors-forfait DTA doivent être approuvées par les DH avant le voyage.
PREPARATION DE VOTRE VOYAGE
Dès que vous avez pris connaissance d'un voyage à faire pour le CERN, il est nécessaire de compléter le formulaire de Voyage (TRVL) sur EDH.
Dès que votre demande de voyage est approuvée par votre Group Leader et budget holder, vous devez :
- enregistrer votre absence dans EDH
- mettre à jour votre profil sur l’outil de réservation en ligne sur le site web ou l’application eGencia
- réserver votre moyen de transport (avion, train, voiture de location à destination) sur le site web ou l’application eGencia (video de e-learning disponible ici)
Note importante : Le transport doit impérativement être réservé par le CERN (via eGencia).
Pour information, à compter du 01.01.24, il sera possible de réserver les nuitées d'hôtel dans l'outil de réservation en ligne.
Les transports publics ou le CERN Airport Shuttle doivent toujours être privilégiés. L'utilisation de taxi doit rester limitée aux cas dûment justifiés (transports publics non disponibles, équipement encombrant à transporter, conditions de voyage difficiles). Si un transfert vers l'aéroport de Genève est nécessaire, il vous faudra garer votre véhicule au CERN. Le secrétariat se chargera de vous fournir un bon de taxi quelques jours avant votre départ.
Les rôles et responsabilités du voyageur, du gestionnaire des voyages, de la responsable départementale des voyages, du coordinateur des voyages, du chef de groupe, et du responsable de budget sont détaillés sur la page Duty Travel Coordination.
En cas de voyage aux Etats-Unis, veuillez penser à emporter votre carte UNIQA avec vous. Plus d'informations disponibles sur les pages CHIS.
Si vous voyagez en Russie, merci de suivre cette procédure admin eGuide.
Assistance avant et pendant un voyage officiel:
Le CERN a établi un partenariat avec une entreprise spécialisée dans l'assistance au voyage, International SOS (ISOS), qui fournit une assistance médicale et en matière de sécurité aux membres du personnel voyageant pour raisons professionnelles. Vous pouvez retrouver le détail de leurs services et des informations pratiques sur la page admin eGuide correspondante.
Annulation
Dans l'éventualité où le voyage devait être annulé mais des frais ont déjà été encourus et ne peuvent être remboursés (transport, inscription, etc.), merci de ne pas annuler ni rejeter le TRVL EDH. Quand le document vous revient pour signature, veuillez contacter le Secretariat IT pour obtenir la marche à suivre.
DEMANDE DE REMBOURSEMENT
A votre retour de voyage, vous recevrez un email de notification d'EDH afin de confirmer votre itinéraire. Merci de noter qu'il vous faut répondre attentivement à toutes les questions : itinéraire, repas, nuitées et "autres dépenses", etc. La réservation de l'hôtel est à effectuer par le voyageur, il lui est demandé de joindre un scan de la facture d'hôtel à sa demande de voyage.
NB: Les mêmes règles de remboursement s'appliquent aux conférenciers invités par le CERN. Voir "Formalités de remboursement" pour de plus amples informations.
Voyage privé / choix personnel
"Si la demande de mission prévoit l’utilisation d’un véhicule privé, ou contient un séjour privé, le gestionnaire des voyages doit chercher, avant le voyage, dans l'outil de réservation en ligne ou sur un site de réservation les trajets équivalents les plus économiques, effectuer une copie d'écran de la proposition de prix et la joindre au formulaire Demande de mission / Travel request (TRVL). Le surcoût occasionné par un choix personnel devra être déduit du remboursement final en ajoutant une position négative sous la section Autres dépenses."