NOUVEAU (20.05.25): FAQ sur les voyages officiels (missions) en anglais uniquement.
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NOUVEAU (05.03.25): Message du Coordinateur CERN des voyages officiels (missions): Pour rappel, l'autorisation électronique de voyage (ETA) fait partie des mesures du gouvernement du Royaume Uni visant renforcer ses frontières, par le biais d'une approbation préalable et sa numérisation. ETA est une permission électronique de visiter ou transiter par le Royaume Uni.
Une ETA est désormais requise pour un grand nombre de nationalités qui ne nécessitaient pas de visa ou d'autorisation préalable pour voyager par le passé. A compter du 2 avril 2025, les voyageurs qui voyageaient sans visa auront l'obligation de détenir une ETA pour entrer ou transiter au Royaume Uni. L'ETA sera liée électroniquement au passeport, permettant ainsi de voyager aux Royaume Uni, mais n'en garantit pas l'entrée. Les citoyens européens éligibles peuvent soumettre leur demande pour une ETA dès ce jour, 5 mars 2025.
L'outil de vérification pour le royaume Uni est disponible ici
L'ETA peut être obtenue directement par les voyageurs sur le site web GOV.UK ou en utilisant les services de CIBT Visas
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NOUVEAU (28.02.2025): Une réunion (en anglais) de l' IT Technical Forum dédiée à la Sécurité et voyages officiels (missions) s'est tenue le 28.02.2025, vous pouvez retrouver la présentation ici.
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Pour rappel, à partir du 1er janvier 2024, les transports (vols, trains, location de voiture à destination) doivent être réservés par l'intermédiaire d'Egencia. Les voyageurs ne peuvent plus réserver leurs propres billets de transport en dehors d'Egencia et ne seront pas remboursés par le bureau des réclamations s'ils le font.
Egencia est l'outil de réservation en ligne du CERN pour toutes les missions. Il propose des vols (y compris à bas prix), des trains (formulaire de demande en ligne), des locations de voitures et des hôtels.
Recommandations générales :
Nouvelles recommandations pour un voyage respectueux de l'environnement
PRÉPARER SON VOYAGE
Dès que vous avez connaissance d'un voyage que vous devrez effectuer pour le compte du CERN, vous devez remplir le formulaire de demande de voyage, y compris pour les missions dans la zone locale.
Une fois que votre demande de voyage a été approuvée par votre chef de groupe et le responsable budgétaire, vous devez :
- marquer votre absence dans EDH
- Mettre à jour votre profil dans l'outil de réservation en ligne (OBT) sur le site web d'Egencia, ou l'application mobile.
- Le transport doit être réservé par le CERN (via Egencia) : réservez vos vols, trains et/ou voitures de location (à destination) directement sur le site web ou l'application mobile d'Egencia (e-learning disponible ici).
- Pour les réservations de transport sur Egencia : vous verrez un drapeau rouge sur les vols qui sont considérés comme hors politique. Si vous décidez de le réserver, veuillez ajouter une justification dans la section de commentaires dédiée sur Egencia et elle sera envoyée au gestionnaire de voyages pour approbation ou escalade.
- L'hébergement peut être réservé par l'intermédiaire d'Egencia (de préférence) ou par vos propres moyens. Si vous choisissez de réserver votre hébergement par vos propres moyens, vous devez fournir une preuve de paiement et le remboursement sera effectué sur la base des coûts réels jusqu'à un montant maximum correspondant à 60 % de l'indemnité journalière de voyage (IJV).
- Pour la réservation d'un logement : vous verrez un drapeau rouge sur les logements qui sont considérés comme hors politique. Si vous décidez de le réserver, veuillez ajouter une justification dans la section réservée aux commentaires sur Egencia. Votre demande sera envoyée au gestionnaire de voyages qui demandera l'approbation du chef de département.
- En ce qui concerne le paiement des frais de conférence, il y a deux options. Vous pouvez soit envoyer votre facture au secrétariat IT qui créera la demande de paiement, soit payer vous-même les frais et vous faire rembourser à votre retour, à condition de joindre la facture et la preuve de paiement dans votre demande de remboursement de frais de voyage.
Les transports publics doivent être utilisés dans la mesure du possible. Le recours au taxi doit être limité à des cas dûment justifiés (pas de transport public adapté, équipement volumineux à transporter, conditions de voyage pénibles). Si un transfert en taxi vers l'aéroport de Genève est nécessaire, veuillez noter que le secrétariat peut réserver des bons de taxi pour vous avant votre départ.
L'utilisation d'un véhicule privé doit être justifiée dans la demande de voyage. (par exemple, pas de transport public approprié/équipement volumineux à transporter et pas de véhicule de location disponible). Si l'utilisation d'un véhicule privé est dûment justifiée et autorisée, le voyageur sera remboursé d'un montant équivalent au moyen de transport public le plus économique (les frais de parking, le carburant et les péages autoroutiers ne sont pas remboursés).
Les rôles et responsabilités du voyageur, de l'organisateur de voyages, du gestionnaire de voyages, du coordinateur de voyages, du chef de groupe et du responsable du budget sont détaillés sur la page du Duty Travel Coordination.
Si votre pays de destination exige un VISA, veuillez vous référer au CIBT.
Si vous avez besoin d'un visa pour vous rendre en Russie, veuillez suivre la procédure de l'admin eGuide.
Certaines formalités doivent être accomplies pour les voyages à destination de l'Australie, du Canada, du Royaume Uni ou des États-Unis. Pour plus de détails :
N'oubliez pas de prendre votre carte UNIQA avec vous. Plus d'informations sont disponibles sur les pages du CHIS.
Assistance avant et pendant un voyage officiel :
Le CERN a conclu un partenariat avec une société spécialisée dans l'assistance aux voyageurs, International SOS (ISOS), afin de fournir une assistance médicale et de sécurité aux membres de son personnel voyageant à des fins officielles. Vous trouverez les détails de leurs services et des informations pratiques sur la page correspondante de l'admin eGuide.
Annulation
Si votre voyage est annulé mais que des dépenses ont déjà été engagées et ne peuvent être remboursées (transport, inscription, etc.), ne rejetez pas ou n'annulez pas votre voyage EDH. Lorsque le document vous reviendra, veuillez contacter le secrétariat pour obtenir des instructions.
DEMANDE DE REMBOURSEMENT
À votre retour de voyage, vous recevrez une notification EDH pour confirmer votre itinéraire. Veuillez noter que vous devez répondre soigneusement à toutes les questions : itinéraire, repas, nuits d'hôtel et autres dépenses. Si l'hébergement a été réservé par vos soins, vous devez joindre un scan de votre facture d'hôtel à votre demande de remboursement. Pour le transport en train, veillez à joindre vos billets de train à la demande de remboursement.
NB : Les mêmes règles s'appliquent aux conférenciers invités par le CERN. Voir "Formalités de remboursement" pour plus d'informations.
Séjour privé / Choix personnels
« Si les voyageurs prévoient d'ajouter un séjour privé à leur voyage de service ou d'organiser eux-mêmes leur voyage (par exemple, un véhicule privé) pour des raisons privées, l'organisateur de voyages doit rechercher, avant le voyage, un trajet de transport public comparatif au prix le plus bas dans l'outil de réservation en ligne ou sur le site web, faire une capture d'écran du prix et la joindre au formulaire Demande de mission. Toute dépense supplémentaire résultant d'un choix personnel doit être déduite du remboursement final dans la section "Autres dépenses".
Pour les formations externes (y compris dans la région locale), une demande de voyage doit être créée.