PREPARATION DE VOTRE VOYAGE
Dès que vous avez pris connaissance d'un voyage à faire pour le CERN, il est nécessaire de compléter le formulaire de Voyage (TRVL) sur EDH.
Dès que votre demande de voyage est approuvée par votre Group Leader et budget holder, vous devez mettre à jour votre profil sur MyCWT (selon cette présentation), enregistrer votre absence dans EDH et réserver votre moyen de transport (avion, train, voiture de location à destination) en contactant l'agence CWT. Pour faciliter la réservation des billets, veuillez créer un modèle d'email contenant toutes les informations nécessaires en cliquant sur le bouton bleu "Generate a booking request with CWT" dans votre TRVL. L'email sera enregistré en pièce jointe du TRVL et vous pourrez l'ouvrir et l'envoyer à l'agence directement.
Si le voyage a lieu moins de 48 heures plus tard, merci de contacter CWT par téléphone. Ils sont disponibles au (+412276)74497. En cas d'urgence (vols annulés en dernière minute, etc.), CWT reste joignable 24h/24 7j/7 au même numéro. L'appel sera automatiquement redirigé vers le centre d'appels.
Note importante : Le transport doit impérativement être réservé par le CERN (via CWT).
Les transports publics ou le CERN Airport Shuttle doivent toujours être privilégiés. L'utilisation de taxi doit rester limitée aux cas dûment justifiés (transports publics non disponibles, équipement encombrant à transporter, conditions de voyage difficiles). Si un transfert vers l'aéroport de Genève est nécessaire, il vous faudra garer votre véhicule au CERN. Le secrétariat se chargera de vous fournir un bon de taxi quelques jours avant votre départ.
Les rôles et responsabilités du voyageur, du gestionnaire des voyages, de la responsable départementale des voyages, du coordinateur des voyages, du chef de groupe, et du responsable de budget sont détaillés sur la page Duty Travel Coordination.
En cas de voyage aux Etats-Unis, veuillez penser à emporter votre carte UNIQA avec vous. Plus d'informations disponibles sur les pages CHIS.
Si vous voyagez en Russie, merci de suivre cette procédure admin eGuide.
Assistance avant et pendant un voyage officiel:
Le CERN a établi un partenariat avec une entreprise spécialisée dans l'assistance au voyage, International SOS (ISOS), qui fournit une assistance médicale et en matière de sécurité aux membres du personnel voyageant pour raisons professionnelles. Vous pouvez retrouver le détail de leurs services et des informations pratiques sur la page admin eGuide correspondante.
Annulation
Dans l'éventualité où le voyage devait être annulé mais des frais ont déjà été encourus et ne peuvent être remboursés (transport, inscription, etc.), merci de ne pas annuler ni rejeter le TRVL EDH. Quand le document vous revient pour signature, veuillez contacter le Secretariat IT pour obtenir la marche à suivre.
DEMANDE DE REMBOURSEMENT
A votre retour de voyage, vous recevrez un email de notification d'EDH afin de confirmer votre itinéraire. Merci de noter qu'il vous faut répondre attentivement à toutes les questions : itinéraire, repas, nuitées et "autres dépenses", etc. La réservation de l'hôtel est à effectuer par le voyageur, il lui est demandé de joindre un scan de la facture d'hôtel à sa demande de voyage.
NB: Les mêmes règles de remboursement s'appliquent aux conférenciers invités par le CERN. Voir "Formalités de remboursement" pour de plus amples informations.