Voyages officiels

PREPARATION DE VOTRE VOYAGE

 

Dès que vous avez pris connaissance d'un voyage à faire pour le CERN, il est nécessaire de compléter le formulaire de Voyage sur EDH. Merci de vérifier que votre profil Traveldoo est à jour : en particulier, les sections "Personal details", "telephones and email", "Passport" (et "Loyalty programs" si nécessaire). 

Dès que votre demande de voyage est approuvée par votre superviseur et Group Leader, le Secretariat IT enregistrera votre absence dans EDH et confirmera votre moyen de transport. Merci de noter que le transport doit être réservé par le CERN : soit via l'outil de réservation en ligne, soit par l'agence sur site.

Les transports publics ou le CERN Airport Shuttle doivent toujours être privilégiés. L'utilisation de taxi doit rester limitée aux cas dûment justifiés (transports publics non disponibles, équipement encombrant à transporter, conditions de voyage difficiles). Si un transfert vers l'aéroport de Genève est nécessaire, il vous faudra garer votre véhicule au CERN. Le secretariat se chargera de vous fournir un bon de taxi quelques jours avant votre départ.

En cas de voyage aux Etats-Unis, veuillez penser à emporter votre carte UNIQA avec vous. Plus d'informations disponible sur les pages CHIS.

Si vous voyagez en Russie, merci de suivre cette procédure admin eGuide.

 

Assistance avant et pendant un voyage officiel :

Le CERN a établi un partenariat avec une entreprise spécialisée dans l'assistance au voyage, International SOS (ISOS), qui fournit une assistance médicale et en matière de sécurité aux membres du personnel voyageant pour raisons professionnelles. Vous pouvez retrouver le détail de leurs services et des informations pratiques sur la page admin eGuide correspondante.

 


 

DEMANDE DE REMBOURSEMENT

 

A votre retour de voyage, vous recevrez une email de notification d'EDH afin de confirmer votre itinéraire. Merci de noter qu'il vous faut répondre attentivement à toutes les questions : itinéraire, repas, nuitées et "autres dépenses", etc. Jusqu'à ce que Traveldoo autorise la réservation d'hotels, il est demandé aux voyageurs de joindre un scan de leur facture d'hotel à leur demande de voyage.

NB: Les mêmes règles de remboursement s'appliquent aux conférenciers invités par le CERN. Voir "Formalités de remboursement" pour de plus amples informations.

 


 

LATEST NEWS (28.04.2021)

La nouvelle demande de Voyage est désormais active et l'outil Traveldoo est disponible pour tous les membres du personnel. 

 

NEWS(10.02.2020)

Indications pour interpréter la CA33

§49. « Other expenses »

The following other expenses necessarily incurred in relation to duty travel may be paid or reimbursed at actual costs, provided each individual item claimed exceeds 20 CHF”.

Le terme « individual item » se réfère à chaque point listé au § 49 (a, b, c, …). On peut donc cumuler les dépenses qui sont sous un même point (a. ou b. ou c. etc…) et si le total dépasse 20 CHF alors ces dépenses sont remboursables.
Exemples :

  • Un voyageur part en mission avec une voiture de location du CERN, il a 2 tickets de péage à 8 euros chacun + un ticket d’essence à 15 euros. Le total est de 31 euros => remboursable.
  • Un voyageur a 2 tickets de transfert en bus entre l’aéroport et son hôtel, à 12 euros chacun. Total est de 24 euros => remboursable.
  • Un voyageur a 1 ticket de transfert aéroport-hôtel à 10.- + des frais de bagage excédentaire à 10.- => NON remboursable, car le transport et les bagages sont sous 2 points différents (§49 b. et f.).

 

§. 63 For events in respect of which all duty travel expenses (i.e. transport, accommodation and meals) are paid directly on behalf of the traveller, no DTA shall be paid.”

Lorsque le transport, le logement et les repas sont payés directement par le CERN ou par un tiers, le voyageur ne reçoit pas de DTA. Mais, il peut soumettre une demande de remboursement aux frais réels pour les éventuelles « miscellaneous expenses » qu’il aurait eu, si celles-ci sont nécessaires et justifiées.

Exemples :

  • Un voyageur part le matin à Grenoble avec un véhicule de location mis à disposition par le CERN et revient en fin de journée. Le repas de midi était offert. => La DTA n’est pas payée car le transport et le repas étaient pris en charge.
    (A noter, si le même voyageur prend son véhicule privé pour se rendre à Grenoble, la DTA n’est pas payée non plus car il s’agit d’un choix personnel).
  • Un voyageur part 2 jours à Londres en avion (payé par le CERN) pour une conférence. Le logement ainsi que tous les repas étaient inclus dans les frais de conférence. Le voyageur a eu des frais de communication professionnels à sa charge (wifi payant dans l’hôtel) pour 15.- CHF. => La DTA n’est pas payée. Par contre, les frais de wifi peuvent être remboursés car il s’agit d’une dépense diverse (§48 -miscellaneous) justifiée et nécessaire. Dans ce cas, la limite des 20 CHF ne s’applique pas (elle s’applique uniquement aux dépenses listées sous le § 49).

 

53. Local duty travel – “The Organization shall cover transport and other expenses necessarily incurred when the cumulative amount exceeds 10 CHF. No DTA is paid in respect of local duty travel.”

Par “other expenses”, on entend ici aussi bien les dépenses listées sous les § 49 (Other expenses) que le § 48 (miscellaneous expenses).